この章でできること

自動メールの設定は、管理画面の設定＞通知に集まっています。パソコンでは左のメニューの設定から、スマホでは右上の≡から開きます。

どのメールも、最初からオンです。宣伝やクーポンは入らない、案内だけの業務メールです。お客様に届くメールは、お店の名前で届き、「SHブッキング」の名前は出ません。

お客様のメールアドレスがある案件だけに送ります予約のときにメールアドレスを入れなかったお客様や、電話で受けた案件でメールアドレスを登録していない場合は、自動メールは送られません。お電話などでお知らせください。

9つのステップ

自動で送られるメールの一覧最初に
お客様へのメール（リマインド・施工日の確定）約3分
自分への通知（翌日の予定・新着の放置）約3分
お礼のメールと、評価のお願い約3分
アフターフォロー（完了後の状況確認）約2分
案件ごとに、送る・送らないを決める約2分
お客様の評価ページ約2分
届いた評価を見る・返信する約3分
ホームページに載せる約2分

8-1自動で送られるメールの一覧最初に

この章で説明するメールは、次の8つです。予約の受付や、現地調査の日程確定のメールは、第4章を見てください。

メール	送り先	送るとき
現地調査のリマインド	お客様	現地調査の前日（「現地調査対応待ち」の案件）
施工のリマインド	お客様	施工の前日（「施工待ち」の案件）
施工日の確定メール	お客様	案件を「施工待ち」に進めたとき（1案件に1通）
翌日の予定	お店（通知先）	毎日18時ごろ（予定がある日だけ）
新着の放置通知	お店（通知先）	毎朝9時ごろ（新着のまま日数がたった案件があるとき）
お礼のメール（評価のお願い入り）	お客様	案件を「完了」にしたあと
評価が届いたお知らせ	お店（通知先）	お客様が評価を初めて送ったとき
アフターフォロー	お客様	案件を「完了」にしたあと、決めた間隔ごと

お店への通知は、設定＞予約設定の通知先のメールアドレスに届きます（第4章 4-7）。

8-2お客様へのメール（リマインド・施工日の確定）約3分

設定＞通知の一番上、お客様へのメールの欄です。

設定の通知画面の、お客様へのメールの欄。現地調査のリマインド、施工のリマインド、送る時刻、お客様へのお願い、施工日の確定をお客様にメールするスイッチや入力欄がある — お客様へのメールの設定

現地調査のリマインド	現地調査の前日に、日時と訪問先をお知らせします。
施工のリマインド	施工の前日に、施工日と場所をお知らせします。見積金額は書きません。
リマインドを送る時刻（前日）	9時・12時・18時から選びます（最初は18時）。たとえば10月22日の現地調査なら、10月21日の18時ごろに届きます。
お客様へのお願い	リマインドに入る一文です（200文字まで。空なら入りません）。例：`駐車スペースのご用意をお願いします。`電話番号など、個人の連絡先は書かないでください。
施工日の確定をお客様にメールする	案件を「施工待ち」に進めたとき、確定した施工日時と場所をお知らせします（最初はオン。メールアドレスがあるときだけ）。見積金額は書きません。

変えたら、保存するを押します。この欄は、ほかの欄とは別に保存されます。

お客様に届くメール

お客様に届く現地調査のリマインドメール。明日の現地調査にお伺いしますという案内と、予約番号、日時、訪問先、サービス、都合が悪いときの連絡方法が書かれている — 現地調査のリマインド（施工のリマインドも、同じ形です）

お客様に届く施工日の確定メール。施工日が確定したというお知らせと、予約番号、施工日時、施工場所、ご依頼のサービス、前日にあらためて連絡することが書かれている — 施工日の確定メール（施工日時・場所・サービスが書かれます）

知っておきたいこと

日時を変えると、リマインドも新しい日時に合わせて送られます。
日程を確定するメールを送ってから6時間以内は、リマインドを送りません（続けて2通届かないようにするためです）。
案件の状態や日時、メールアドレスが変わったときは、送る直前に確かめて、合わなければ送りません。
施工日の確定メールは、案件を「施工待ち」に進めたときの1回だけです。成約待ちの案件で施工日を保存して、自動で「施工待ち」に進んだときも送ります。
日程を変更したときは、お客様へ自動でメールしません（現地調査の日時も、施工日も同じです）。変更したときは、お電話やメールなどで、お客様にお伝えください。変更後の日時で、前日のリマインドは送られます。
送る直前に、設定・メールアドレス・案件が「施工待ち」のままかを確かめて、合わなければ送りません。

8-3自分への通知（翌日の予定・新着の放置）約3分

同じ画面の自分への通知の欄です。宛先は、設定＞予約設定の通知先で、この欄の上に表示されます。未設定のときは、メールは送られません。

設定の通知画面の、自分への通知の欄。通知先のメールアドレス、翌日の予定を自分にメールする、新着の放置を知らせる、放置とみなす日数 — 自分への通知の設定

翌日の予定を自分にメールする	毎日18時ごろ、翌日の現地調査と施工を1通にまとめてお知らせします。予定がある日だけ届きます。
新着の放置を知らせる	「新着」のまま日数がたった案件を、毎朝9時ごろに1通にまとめてお知らせします（案件ごとに1回）。案件ボードなどにも、「○日経過」の目印が付きます。
放置とみなす日数	2・3・5・7日から選びます（最初は3日）。

お店に届く翌日の予定のお知らせメール。明日の日付と、時刻、現地調査、お客様名、サービス、住所、電話番号が一覧になっている — 翌日の予定

お店に届く新着の放置のお知らせメール。新着の案件が3日以上そのままという注意と、案件の一覧 — 新着の放置通知

新着のままにしないのが、いちばんの近道です新着の案件は、お客様がお返事を待っています。放置通知が届いたら、案件を開いて日程を決めましょう（第5章）。

8-4お礼のメールと、評価のお願い約3分

案件を「完了」にすると、お客様にお礼のメールを1回だけ送ります。評価のお願いは、このメールの終わりに添えます。設定は、同じ画面のご利用後のお礼と評価の欄です。

設定の通知画面の、ご利用後のお礼と評価の欄。お礼のメールを送る、送る時期、お礼のひとこと、評価をお願いする、お客様の声をホームページに表示する、施工写真の掲載の確認、評価が届いたら自分にメールするの各項目 — ご利用後のお礼と評価の設定

お礼のメールを送る	オンにしたあとに完了にした案件から送ります。オンにする前に完了した案件には送りません。
送る時期	完了の翌日 10:00／完了の当日 18:00／完了の3日後 10:00 から選びます（最初は完了の翌日 10:00）。
お礼のひとこと	メールに入る一文です（300文字まで）。空なら「またお困りのことがございましたら、いつでもご相談ください。」が入ります。宣伝・割引・クーポンは書かないでください。
評価をお願いする	お礼のメールに、評価ページのリンクを添えます。
評価が届いたら自分にメールする	通知先に、評価が届いたことをお知らせします（8-8）。

お客様の声をホームページに表示すると、評価ページで、施工写真の掲載の確認を出すは、8-9で説明します。

お客様に届くお礼のメール。ご利用のお礼、作業が完了した日、お礼のひとこと、ご感想をお聞かせくださいという評価ページのリンク、評価の取り扱いについての説明が書かれている — お客様に届く、お礼のメール（評価のお願い入り）

送られない場合

案件が「失注・キャンセル」のとき
お客様のメールアドレスがないとき
その案件を「お礼を送らない」にしたとき（8-6）
完了にしてから7日以上たってしまったとき
完了にしたあと、状態を前に戻して、まだ送っていないとき（送る予定は取り消されます）

お礼のメールは、1つの案件に1回だけです。完了にし直しても、重ねては送りません。

8-5アフターフォロー（完了後の状況確認）約2分

案件を「完了」にしたあと、お客様に「その後のご様子はいかがでしょうか」という状況確認のメールを、決めた間隔で送ります。工事のあとの困りごとを早く知るためのメールで、点検や割引、紹介の案内など、営業の内容は入りません（文面は固定で、書き足すことはできません）。

アフターフォローのメールを送る	オン・オフです（設定＞通知のアフターフォローの欄）。オンにする前に完了した案件には、送りません。
送る間隔	3か月ごと／6か月ごと（半年）／12か月ごと（1年）から選びます。完了した日の、3か月後（6か月後・12か月後）の10時ごろに届きます（そのあとも、同じ間隔で続きます）。
最長の送信期間	完了から1年まで／2年まで／3年までから選びます。過ぎたら送りません。1回だけにしたいときは、間隔と同じ期間にします。

設定の通知画面の、アフターフォローの欄。オン・オフ、送る間隔（3か月・6か月・12か月）、最長の送信期間 — 設定＞通知の「アフターフォロー」の欄

お客様のメールアドレスがある案件だけに送ります。予約のフォームには、「完了後に状況確認のメールを送ることがあります」という案内が出ています。
メールの中のリンクから、お客様はいつでも停止できます。停止は、その案件だけです。
案件の画面の自動メールと評価の欄に、次回の予定・送った回数が出ます。その案件だけ止めたいときは、アフターフォローを送らないを押します（アフターフォローを送るようにするで、元に戻せます）。
案件のお礼を送らないにしている案件にも、アフターフォローは送りません。
案件を「完了」から戻したときは、予定がなくなります。もう一度「完了」にすると、その日から数え直します。

お客様の「その後」が、次のご依頼につながります返信が来たら、小さな困りごとでも、早めに対応しましょう。うまく対応できたお客様は、評価や紹介にも、つながりやすくなります。

8-6案件ごとに、送る・送らないを決める約2分

案件の画面を下へ進むと、自動メールと評価の欄があります。お礼のメールや評価が、その案件でいまどうなっているかを確かめられます。

案件の画面の、自動メールと評価の欄。お礼のメールが送信済みであること、評価の星と内容、施工写真の掲載の状態が表示されている — 案件の「自動メールと評価」の欄

お礼のメール	「送る予定の日時」「送信済み」「送らない設定です」「メールアドレスが無いため、送りません」などが出ます。
評価	まだ依頼していない／依頼中（期限）／届いた評価（★と内容）が出ます。
施工写真の掲載	お客様の同意があるかが出ます（8-9）。

欄の下のボタン

お礼を今すぐ送る	完了にした案件で、予定の時刻を待たずに、いますぐ送ります。
お礼を送らない	この案件には、お礼のメールを送りません。お礼を送るようにするで、元に戻せます。
評価ページのリンクを作る	お客様に電話やLINEで直接伝えるときのリンクを作ります。リンクは欄に表示されます。
評価のお願いをメールで送る／リンクをもう一度送る	評価のお願いだけを、メールで送ります。まだ評価が届いていないときに使えます。

クレームになっている案件は、「お礼を送らない」にトラブルの最中にお礼のメールが届くと、お客様の気持ちを逆なでしてしまうことがあります。そんな案件は、完了にする前にお礼を送らないにしておきましょう。

8-7お客様の評価ページ約2分

お礼のメールのリンクを開くと、お客様の評価ページが開きます。ログインは要りません。スマホで開く方がほとんどです。

スマホで見た評価ページ。全体の満足度の星、くわしく評価する、ひとこと、お名前、ホームページへの掲載に同意するチェック、施工写真の掲載に同意するチェック、評価を送るボタン — お客様のスマホに出る評価ページ

全体の満足度	星1〜5。これだけが必須です。
くわしく評価する	「対応・接客」「仕上がり」「価格」を、星で付けられます（任意）。
ひとこと	500文字まで（任意）。
お名前	30文字まで（任意）。空だと「お客様」と表示されます。
掲載の同意	評価をホームページなどに載せてよいか、お客様が選びます。同意しなくても、評価は送れます。

スマホで見た評価ページの、送信後の画面。ご回答ありがとうございましたの表示と、送った星とひとことがそのまま残っている — 送ったあとの画面。期限内なら、あとから直せます

お客様に守られていること

電話番号・メールアドレス・URLが書かれていると、入力エラーになります（個人が分かる情報を、うっかり載せないためです）。
リンクはお客様ごとの専用です。メールを送ってから30日間、送信や修正ができます。
お客様は、送ったあとでも、掲載の取りやめと評価の取り消しを、同じページからいつでもできます（理由は聞きません）。
評価を送った人のIPアドレスや端末の情報は、記録しません。
メールに、「評価の内容によって、お店の対応が変わることはありません」と書いてあります。評価の見返りに、割引などの特典を付けることも、しないでください。

8-8届いた評価を見る・返信する約3分

評価が届くと、通知先にメールが1通届きます（その案件で初めて届いたときだけ）。

お店に届く評価が届きましたのメール。星の数、お客様のひとこと、案件と評価一覧へのリンクが書かれている — お店に届く、評価のお知らせ

評価は、左のメニューの評価に集まります。

お客様の声の画面の上のまとめ。平均点、件数、回答率、星ごとの件数 — お客様の声の「まとめ」

平均点は、評価が3件以上たまると出ます。
回答率は、お願いした件数のうち、評価が届いた割合です。
星の行を押すと、その星だけに絞り込めます。
平均点と件数には、ホームページへの掲載に同意していない評価も含まれます。

8-9ホームページに載せる約2分

お客様が掲載に同意した評価は、ホームページの「お客様の声」に載せられます。ホームページ機能（第3章）をお使いの場合です。

載る場所	トップページの「お客様の声」（最新6件）／お客様の声の一覧ページ（20件ずつ）／サービス紹介ページ（そのサービスの評価が3件以上あるとき、最新3件）
載るもの	お客様が同意した評価だけ。★・ひとこと・お名前（表示名）と、お店の返信が載ります。
止めたいとき	設定＞通知のお客様の声をホームページに表示するをオフにします。評価ページの同意の欄も出なくなります。

ホームページのお客様の声の一覧ページ。星5つの評価とひとこと、お名前、サービス名、お店からの返信が載っている — ホームページの「お客様の声」（一覧ページ）

施工写真の掲載

評価ページで、施工写真の掲載の確認を出すをオンにすると、評価ページに施工写真（ビフォーアフター）の掲載への同意の欄が出ます。評価の掲載への同意とは別です。

お客様が同意すると、案件の自動メールと評価の欄に「ご同意いただきました」と出ます。
欄の案件より写真の選択から、設定＞ホームページ＞施工事例に写真を登録します（第3章）。

場所が特定できる写真や、お客様が写っている写真は載せません。
お客様は、事例に登録する前なら、評価ページから同意を取りやめられます。
事例に載せたあとで取りやめの連絡があったら、施工事例で、その事例を削除してください。

うまくいかないとき

お礼のメールが送られない

案件の自動メールと評価の欄に、理由が出ています。「送らない設定」「メールアドレスが無い」「送る予定はありません（設定がオフか、機能を入れる前に完了した案件）」のどれかです。設定がお礼のメールを送るオンか、案件が「完了」かも確かめてください。

リマインドが届かなかった

次を確認してください。
① 案件の状態が、現地調査は「現地調査対応待ち」、施工は「施工待ち」になっている。
② お客様のメールアドレスが入っている。
③ 設定＞通知で、リマインドがオンになっている。
④ 日時を決めてから、まだ前日になっていない（前日の設定した時刻に送ります）。
⑤ 日程を確定・変更するメールを送ってから6時間以内ではない。

自分への通知（翌日の予定・新着の放置）が届かない

設定＞予約設定の通知先のメールアドレスが、空か、間違っていないか確認してください。迷惑メールのフォルダも見てください。翌日の予定は、予定がある日にだけ届きます。

お客様が「評価ページが開けない」と言っている

評価のお願いを送ってから30日がたつと、送信はできなくなります（送ったあとの評価の取り消しは、期限後もできます）。案件の画面のリンクをもう一度送るで、お願いを送り直してください。

評価がホームページに出ない

次を確認してください。
① お客様が、評価ページで掲載に同意している（お客様の声の一覧に「ホームページに掲載」と出ます）。
② 設定＞通知のお客様の声をホームページに表示するがオンになっている。
③ ホームページ機能をお使いである。

評価を消したい・直したい

お店では、評価の編集・削除・非表示はできません。内容に問題があるときは、お客様の声の一覧の運営に報告するから報告してください。お客様ご自身は、評価ページから、取り消しや掲載の取りやめができます。

おつかれさまでした！

自動メールの設定が整いました。
あとは、案件を進めるだけで、お客様への連絡とお礼が自動で届きます。

次にやること

お客様の声を載せる、ホームページの整え方（第3章）
案件を進めて、「完了」にする（第5章）
アクセス数や売上を見る（第9章）

それぞれの章は、順番に公開していきます。目次の「準備中」の章が、公開待ちです。